Werken onderweg voor ambtenaren
vrijdag, 16 maart 2012
Het gemeentehuis inlopen in een andere gemeente en daar achter een bureau gaan zitten. In Amersfoort, Zeist en Leusden kan het, als u tenminste ambtenaar bent. Dit is Werken onderweg volgens Deelstoel.
Bent u ambtenaar? Dan kunt u sinds dit jaar ook aan het werk in ongeveer 70 gebouwen van andere overheidsorganisaties. Dat is het idee achter Deelstoel. De gemeente Heemstede won onlangs de Telewerkprijs voor haar zorgvuldige en integrale invoering van Het Nieuwe Werken, en meedoen aan Deelstoel past daar goed in. "Het is eigenlijk van de gekke dat overheidsgebouwen zo vaak niet volledig bezet zijn", motiveert Marcel Appels van de gemeente Heemstede hun deelname.
Een concept als Deelstoel past goed bij wat Heemstede wil bereiken met Het Nieuwe Werken. Qua duurzaamheid en efficiënt ruimtegebruik, maar ook qua contacten en mobiliteit. Daarom kunt u nu via internet een werkplek boeken in het gemeentehuis van Heemstede, mits u ambtenaar bent. U meldt u bij de balie, krijgt een toegangspas en daarmee kunt u een eigen werkplek uitkiezen in het gebouw.
Gewoon doen
Lastig te regelen? Welnee, zegt Appels. Gewoon doen en ervaren. Ons gebouw is al helemaal ingericht op Het Nieuwe Werken, dus zolang Deelstoelers zich houden aan de regels die daarbij horen, maakt het niet uit of u hier op de loonlijst staat of niet. En ja, u kunt 100 bezwaren gaan bedenken. Maar volgens Appels is het allemaal niet zo lastig.
Deelnemers die in Heemstede komen werken, doen dat om verschillende redenen. Soms omdat ze het een logisch punt vinden om neer te strijken, soms omdat ze ver weg wonen van hun eigen werkplek en niet elke dag willen en hoeven reizen. Voorlopig kunnen alleen ambtenaren terecht, maar Appels kan zich best voorstellen dat op termijn ook ZZP'ers welkom zijn.
Succesfactoren volgens Appels
- Duidelijke procedure voor als een deelstoeler zich meldt aan de balie
- Houd zicht op reserveringen en wie er in huis zijn
- Goede afstemming van verwachtingen, zowel intern (wat doen die mensen hier?) als bij deelnemers (wat zijn de huisregels? rond welke tijd kun je meelunchen?)
- Zorg voor laagdrempeligheid, koffie en betrouwbare internettoegang
Handige links en documenten
- Heemstede heeft een filmpje gemaakt over de 8 gouden regels van het werken in een flexkantoor. Aanrader!
- Deelnemers aan Deelstoel krijgen bij binnenkomst een handleiding die ze wegwijs maakt in het gemeentehuis.
- Ook intern heeft Heemstede de nodige aandacht besteed aan deelname aan het Deelstoelconcept. Zie bijvoorbeeld dit intranetbericht.
- Een filmpje waarin het Deelstoel concept wordt uitgelegd (overigens opgenomen in Heemstede)